05.04.2013

Technik braucht Vertrauen: Was es bei der Einführung von Social Software zu beachten gilt

Der Einsatz von Social Software wie IBM Connections, Jive, Microsoft SharePoint, Novell Vibe oder Yammer gewinnt in Unternehmen immer mehr an Bedeutung. Das beweist eine Ende 2012 veröffentlichte Studie des IBM Institute for Business Value. So sind laut Studie 46 Prozent der befragten Unternehmen dazu bereit, ihre Investitionen in Social Software in den nächsten drei Jahren zu erhöhen, und 62 Prozent wollen Ihre Ausgaben intensivieren. Dabei geht es nicht nur um technische Investitionen, Denn es gibt auch noch einige andere wichtige Aspekte, die bei der Einführung unternehmenseigener Social Software wichtig sind: etwa das gute alte menschliche Vertrauen.

Die Social-Software-Gretchen-Frage: wozu?

Die Grundfrage, die man sich vor der Einführung und Nutzung von Social Software bzw. Social Business Lösungen wie Microsoft SharePoint, Google Apps, IBM Connections oder Novell Vibe im Unternehmen erst einmal stellen sollte, ist: wozu? Im Idealfall natürlich zur Steigerung der Unternehmensperformance. Tatsächlich ist es mit dem richtigen Einsatz von Social Software möglich, die Kommunikations- und Arbeitsprozesse im Unternehmen dialogischer, transparenter und inklusiver zu gestalten und auf diese Weise bisher ungenutzte Effizienz-, Wissens- und Innovationsressourcen auszuschöpfen. Das ist vor allem in einem komplexen, dynamischen Marktumfeld von nicht zu unterschätzender Bedeutung.

Die Grundideen von SharePoint & Co: Partizipation und umfassende Vernetzung

Social Software braucht Teamwork.

Social Software braucht Teamwork.

Das bedeutet aber auch, dass es mit einem rein technischen Wandel im Unternehmen noch nicht getan ist. Damit sich Social Software Lösungen wie SharePoint, Jive, Yammer oder Novell Vibe wirklich effektiv nutzen lassen, ist auch ein unternehmenskultureller Wandel nötig. Sind die meisten Social Software Plattformen doch auf eine vernetzte Projektarbeit und eine themenbasierte Zusammenarbeit ausgelegt. Herkömmliche, hierarchische Organisations- und Kommunikationsstrukturen und starre Kommikationswege  würden den notwendigen, „vertikalen“ Informationsfluss dagegen nur behindern. Denn die Ideen hinter Social Software heißen nun einmal: Partizipation und umfassende Vernetzung, nicht Ausschluss und Kontrolle. Nur wenn das gemeinsame Wissen auch gemeinsam genutzt wird: dann macht Social Software Sinn.

Social Software braucht eine neue Unternehmenskultur

Ein vom Bundesverband Digitale Wirtschaft (BvDW) herausgegebener, aktueller Leitfaden zu „Social Software in Unternehmen“ nennt denn auch die vier folgenden Attribute, die eine für die Einführung von Social Software nötige Organisations-, Führungs- und Kommunikationskultur aufweisen muss: 1. Mensch im Fokus, 2. Flexibles Arbeiten, 3. Transparenz und Offenheit und 4. Dynamik. Und als wichtigste Kennzahlen bzw. Key Performance Indicators für die erfolgreiche Einführung werden Vernetzung, Aktivität und Relevanz genannt. Das heißt genauer: Nur eine eng vernetzte, aktive und kommunikative Community, die auf relevante Inhalte und regelmäßiges Feedback vertrauen kann, zeigt Geschlossenheit und kann die angesetzten Ziele auch wirklich erreichen.

Social Software und rechtliche Aspekte

Wer jetzt als Gegensatz zu Hierachie und Kontrolle an Anarchie und Chaos denkt, dem sei gesagt: das ist mit Social Software nicht gemeint. Wobei es aber tatsächlich vor allem rechtliche Aspekte gibt, die bei der Einführung von Social Business Lösungen wie SharePoint, Jive oder Novell Vibe beachtet und geregelt werden müssen: Etwa der Umgang mit Urheber-, Marken- und Personenrechten bei auf der unternehmenseigenen Plattform abgespeicherten Daten; oder arbeitsrechtliche Aspekte bei Überwachung oder unzulässigen Nutzungshandlungen; oder ganz allgemeine Datenschutzaspekte wie der Schutz unternehmenseigener oder personenbezogener Daten. Das gilt vor  allem auch für die Kommunikation nach außen.

Offenheit und Vertrauen

Hier spielt dann auch wieder die Technik rein, etwa in Form entsprechender IT-Security-Lösungen wie Firewalls, Verschlüsselungen, Public Key Infrastrukturen, usw. Wobei mit dem Sicherheitsdenken nicht übertrieben werden darf, sonst beißt sich bei zuviel technischer Kontrolle die Katze am Ende nur in den Schwanz. Einen gesunden Mittelweg zwischen (kommunikativer) Offenheit und IT-Sicherheit zu finden, ist tatsächlich manchmal nicht so einfach. Da braucht es dann nicht nur Technik, sondern am Besten doch noch das gute alte menschliche Vertrauen: in die Unternehmensführung, die eigenen Mitarbeiter und natürlich auch in die nötigen IT-Experten, die die Social Software installieren, warten und administrieren. Am Ende gilt für Social Software wie Microsoft SharePoint, Google Apps, Novell Vibe, Yammer & Co. wie für jede andere Form der Technik auch, dass sie nicht besser oder schlechter ist, als die Menschen, die sie benutzen. Für die richtigen Ziele und mit den richtigen Überzeugungen eingesetzt, lässt sich damit aber auf jeden Fall sehr viel erreichen.

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